Wniosek o udzielenie zezwolenia składa się wraz z projektem aktu założycielskiego i statutu; wniosek zawiera także dane niezbędne do wpisania szkoły lub placówki do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (wzór wniosku poniżej). Wniosek składa się nie później niż do dnia 30 września roku poprzedzającego rok, w którym ma nastąpić uruchomienie szkoły. Termin ten może zostać przedłużony za zgodą organu jednostki samorządu terytorialnego właściwego do udzielenia zezwolenia. Osoba fizyczna składająca wniosek o udzielenie zezwolenia może dołączyć do wniosku pisemne oświadczenie wskazujące osobę fizyczną lub osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego, która przejmie prowadzenie szkoły lub placówki w przypadku zgonu osoby składającej wniosek. Oświadczenie zawiera zgodę osoby fizycznej albo osoby prawnej, która ma przejąć prowadzenie szkoły lub placówki. Oświadczenie może zostać złożone przez osobę fizyczną również po uzyskaniu zezwolenia (art. 88 ust. 5-5b ustawy).
Informacje, które zawiera wniosek o zezwolenie na założenie szkoły publicznej, oraz dokumenty, które powinny być załączone do wniosku, określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i warunków udzielania i cofania zezwolenia na założenie przez osobę prawną lub osobę fizyczną szkoły lub placówki publicznej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1591).
Do wniosku o udzielenie zezwolenia na założenie szkoły lub placówki publicznej dołącza się:
1) w przypadku założyciela będącego osobą prawną - kopię statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę funkcjonowania osoby prawnej oraz - jeżeli osoba prawna podlega obowiązkowi wpisu do rejestru lub ewidencji - aktualny odpis z właściwego rejestru lub ewidencji;
2) w przypadku założyciela będącego osobą fizyczną - wyciąg z dowodu osobistego zawierający imię, nazwisko i numer ewidencyjny PESEL, poświadczony notarialnie lub poświadczony przez przyjmującego wniosek pracownika urzędu obsługującego organ jednostki samorządu terytorialnego właściwej do udzielenia zezwolenia na założenie szkoły lub placówki publicznej;
3) projekt aktu założycielskiego szkoły lub placówki publicznej;
4) projekt statutu szkoły lub placówki publicznej;
5) opinie właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej i państwowego powiatowego inspektora sanitarnego o warunkach bezpieczeństwa i higieny w budynku, w którym będzie się mieścić szkoła lub placówka publiczna, i najbliższym jego otoczeniu, a w przypadku szkoły podstawowej, o której mowa w art. 95 ust. 3 ustawy, oraz publicznej placówki kształcenia ustawicznego i publicznego centrum kształcenia zawodowego, również opinie o warunkach bezpieczeństwa i higieny w budynkach, w których będą mieścić się odpowiednio szkoły filialne lub filie placówki lub centrum, i najbliższym ich otoczeniu;
6) wykaz nauczycieli przewidzianych do zatrudnienia w szkole lub placówce publicznej, zawierający imiona i nazwiska nauczycieli oraz informację o ich kwalifikacjach;
7) zobowiązanie do zapewnienia warunków działania szkoły lub placówki publicznej, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki oraz zobowiązanie do przestrzegania przepisów dotyczących szkół i placówek publicznych;
8) formularz zawierający dane niezbędne do wpisania szkoły/placówki do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (dane uzupełniające do rejestru szkół/ placówek oświatowych RSPO)
Zgodnie z art. 90a ustawy, zmiana siedziby szkoły lub placówki publicznej prowadzonej przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną lub utworzenie innej lokalizacji prowadzenia zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych przez tę szkołę lub placówkę wymaga zmiany zezwolenia na założenie szkoły lub placówki publicznej. Przepisy art. 88 ust. 4-5 i 6 ustawy stosuje się odpowiednio.
Zmiana siedziby szkoły lub utworzenie innej lokalizacji prowadzenia zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych przez szkołę następuje z końcem roku szkolnego. W przypadku gdy dalsze prowadzenie zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych w dotychczasowej siedzibie szkoły nie jest możliwe zmiana siedziby szkoły lub utworzenie innej lokalizacji prowadzenia zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych przez szkołę może nastąpić w każdym czasie.
Nowa siedziba szkoły lub placówki publicznej lub inna lokalizacja prowadzenia zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych przez szkołę lub placówkę nie mogą znajdować się na obszarze jednostki samorządu terytorialnego, innej niż ta, której organ wydał zezwolenie na założenie tej szkoły lub placówki.
Na podstawie art. 90b ustawy osoba prawna inna niż jednostka samorządu terytorialnego lub osoba fizyczna prowadząca szkołę lub placówkę publiczną na podstawie zezwolenia, o którym mowa w art. 88 ust. 4 ustawy, może przekazać prowadzenie szkoły lub placówki publicznej osobie prawnej innej niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobie fizycznej. Przekazanie wymaga zmiany zezwolenia na założenie szkoły lub placówki publicznej. Organ prowadzący szkołę lub placówkę publiczną do wniosku dołącza pisemne oświadczenie osoby prawnej innej niż jednostka samorządu terytorialnego lub osoby fizycznej przejmującej prowadzenie szkoły lub placówki o przejęciu zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę.